System Rejestracji i Obsługi Zgłoszeń

Podstawowe informacje

• Do czego służy System Rejestracji i Obsługi Zgłoszeń? System umożliwia rejestrację i obsługę zgłoszeń związanych ze świadczonymi przez CUM Kielce usługami jak np. zgłaszanie zapotrzebowania na usługi czy rozwiązywanie problemów technicznych. Po zrealizowaniu zgłoszenia użytkownik reprezentujący jednostkę ocenia jakość wykonanej usługi.
• Kto może zostać użytkownikiem systemu? W przypadku jednostki obsługiwanej, użytkownikiem systemu może zostać jedynie pracownik danej jednostki.
• Jak mogę uzyskać dostęp do systemu? Rejestracja nowego użytkownika odbywa się wyłącznie na podstawie wiadomości e-mail wysłanej na adres uslugi.pomoc@cum.kielce.eu przez dyrektora lub kierownika jednostki z oficjalnego adresu e-mail tej jednostki. Po pozytywnej weryfikacji konto zostaje utworzone przez administratora, a nowy użytkownik otrzymuje potwierdzenie e-mailem.
• Co zrobić, jeśli nie otrzymałem wiadomości z potwierdzeniem rejestracji użytkownika? Sprawdź, czy wiadomość nie trafiła do folderu spam. Została wysłana z adresu: uslugi.powiadomienia@cum.kielce.eu (CUM – System Rejestracji i Obsługi Zgłoszeń) Temat wiadomości: „Rejestracja użytkownika”. Jeśli nadal nie możesz jej znaleźć, napisz na adres: uslugi.pomoc@cum.kielce.eu.
• Czy jednosta może zarejestrować drugiego użytkownika w systemie? Tak, każda jednostka może zarejestrować maksymalnie pięciu użytkowników. Aby zarejestrować kolejnych użytkowników należy skorzystać z tego samego linku, który został wykorzystany przy pierwszej rejestracji. Każdy z użytkowników ma dostęp do wszystkich zgłoszeń w obrębie swojej jednostki.
• Jak zakończyć pracę w systemie? Aby zakończyć pracę należy kliknąć w link "Wyloguj" znajdujący się w nagłówku po prawej stronie. Uwaga, Po 60 minutach bezczynności użytkownik jest automatycznie wylogowywany z systemu.
• Co zrobić jeśli nie pamiętam hasła do systemu zgłoszeń? Hasło może zostać zresetowane na stronie https://cumuslugi.kielce.eu/resetuj. Upewnij się również, że wpisujesz dokładnie ten sam adres e-mail, który został użyty podczas rejestracji.
• Jak mogę zmienić swoje dane, np. adres e-mail? Zmiana adresu e-mail jest możliwa wyłącznie przez administratora systemu. Aby zaktualizować dane, złóż zgłoszenie w systemie: Rejestracja użytkownika → Wybierz jednostkę → Wybierz adres → WWW/E-mail → Zarządzanie stronami.
• Jak przesłać zgłoszenie? Zgłoszenie możemy przesłać jedynie po zalogowaniu się do systemu. Jeśli jesteśmy zalogowani klikamy w lewej górnej części ekranu w przycisk "Rejestracja zgłoszenia", wybieramy nazwę jednostki, następnie adres i usługę. Po ukazaniu się formularza wpisujemy treść zgłoszenia, możemy załączyć pliki, a w przypadku niektóych usług ustalić termin wykonania, odłożyć publikację zgłoszenia lub włączyć cykliczne powtarzanie. Na koniec po uzupełnieniu wszystkich pól klikamy w niebieski przycisk "Prześlij". Po chwili nasze zgłoszenie pojawi się na liście zgłoszeń. Uwaga, w zależności od wybranej usługi mogą pojawić się dodatkowe pola do uzupełnienia np. przy BHP wpisujemy ilość osób w dedykowanym polu.
• Czy mogę przesłać zgłoszenie ze smartfonu lub tabletu? Tak, zgłoszenia można przesłać również mobilnie otwierając stronę systemu w przeglądarce na telefonie lub tablecie. Uwaga, na większości urządzeń mobilnych "Lista zgłoszeń" będzie niewidoczna i mamy możliwość jedynie przesyłania zgłoszeń.
• Nie mogę przesłać zgłoszenia. Usługa, którą chcę wybrać jest nieaktywna. Użytkownik może wybrać jedynie usługi, które są przydzielone danej jednostce. Jeśli chcesz uzyskać dostęp do nowej usługi skontaktuj się z nami: uslugi.zapotrzebowanie@cum.kielce.eu
• Zgłoszenie przesłane, co dalej? Po prawidłowym przesłaniu zgłoszenia użytkownik, który je zainicjował otrzyma potwierdzenie zgłoszenia na adres email podany podczas rejestracji. Następnie pracownik obsługi Zaakceptuje lub Odrzuci zgłoszenie. Już na tym etapie obsługa może kontaktować się z użytkownikiem jednostki przy pomocy czatu lub telefonicznie w celu weryfikacji lub uzupełnienia informacji. W przypadku odrzucenia, w systemie będzie widniała zawsze informacja o powodach takiej decyzji. Jeśli je zaakceptuje to rozpocznie się proces obsługi zgłoszenia, a po finalizacji zostanie oznaczone jako Zrealizowane przez obsługę. Użytkownik na sam koniec powinien ocenić jakość obsługi zgłoszenia.
• Jak odnaleźć zgłoszenie na liście zgłoszeń? Co oznaczają kolumny na liście zgłoszeń? Na liście zgłoszeń jest możliwość zaawansowanej filtracji. W pierwsze kolumnie "Status" możemy wybrać z jakim statusem chcemy wyświetlić zgłoszenia np. tylko takie które zostały ocenione. W drugiej kolumnie "Numer" możemy wyszukać zgłoszenie po numerze. W kolejnych kolumnach możemy filtrować tabelę po nazwie jednostki - kolumna „Jednostka”, następnie po usłudze do której zgłoszenie jest przypisane – kolumna „Usługa” lub po prostu przeszukując treść zgłoszenia – kolumna „Treść zgłoszenia”. W kolumnie „Utworzone” możemy za pomocą kalendarza ustawić przedział czasowy, który nas interesuje. Kolejna kolumna to „Termin”, która może się pojawić w przypadku niektórych usług jak np. Przeglądy. Przedostatnia kolumna „Ostatnia zmiana” informuje o ostatniej zmianie w zgłoszeniu oraz wyświetla łączną liczbę wiadomości. Na końcu kolumna „Filtrtacja”, gdzie możemy przefiltrować wszystkie wyświetlone zgłoszenia:
  • ⏰ - zgłoszenia z ustawionym terminem wykonania
  • ⚠️ - zgłoszenia w których termin wykonania upłynął
  • 💬 - pojawiła się nowa wiadomość w zgłoszeniu
  • 🧷 - w zgłoszeniu są do pobrania załączniki
  • 🔁 - zgłoszenie pojawia się automatycznie co określony czas
  • 🗓️ - zgłoszenie z zaplanowaną automatyczną publikacją
• Co oznaczają statusy zgłoszeń?
  • Nowe
    Najnowsze, oczekujące na akceptację przez pracownika obsługi. Jeśli zgłoszenie nie jest zaakceptowane w ciagu 24 godzin kolor zmienia się na
    czerwony
  • Zaplanowane
    Zgłoszenie oczekujące na automatyczną, zaplanowaną publikację.
  • W realizacji
    Zaakceptowane przez pracownika i aktualnie realizowane.
  • Odrzucone
    Odrzucone przez pracownika i automatycznie zamknięte. Powód odrzucenia można sprawdzić otwierając szczegóły zgłoszenia.
  • Zrealizowane
    Zrealizowane, oczekujące na ocenę przez pracownika jednostki.
  • Ocenione
    Ocenione przez jednostkę - zamknięte.
• Nie widzę wszystkich zgłoszeń. Po zalogowaniu się do systemu domyślnie użytkownik widzi tylko aktywne zgłoszenia, czyli takie, których status może się zmienić. Jeśli chcemy wyświetlić również archiwane zgłoszenia trzeba zaznaczyć opcję "Wyświetl również nieaktywne zgłoszenia", która znajduje się u góry nad listą zgłoszeń, a następnie wybrać wybrany okres. Po zaznaczeniu tej opcji wyświetlą się wszystkie zgłoszenia bez względu na stan, ale tylko z wybranego okresu czasu. Opcja jest zapamiętywana do momentu wylogowania się użytkownika. Lista zgłoszeń sortowana jest domyślnie według ostatniej zmiany. Pogrubiona czcionka zgłoszenia oznacza, że nastąpiły zmiany w zgłoszeniu, których jeszcze nie odczytaliśmy. Czerwona czcionka oznacza, że zgłoszenie nie zostało zaakceptowane w ciągu 24 godzin od jego przesłania.
• Jak najszybciej wyświetlić zgłoszenie mając tylko jego numer? Numer zgłoszenia należy wpisać nad listą zgłoszeń po prawej stronie w polu "Pokaż zgłoszenie numer" i potwierdzić niebieskim przyciskiem.
• Jak zaakceptować, odrzucić, zakończyć zgłoszenie? Powyższe czynności może wykonać jedynie pracownik obsługujący zgłoszenie. Po przesłaniu zgłoszenia przez użytkownika jednostki, pracownik obsługi otrzyma email: "Nowe zgłoszenie". Takie zgłoszenie może Zaakceptować lub Odrzucić klikając w zgłoszenie na liście zgłoszeń. Wraz ze zmianą statusu obsługa zgloszenia może dołączyć komentarz, który jest obowiązkowy tylko w przypadku odrzucenia zgłoszenia. W podobny sposób pracownik jednostki może oznaczyć zgłoszenie jako zrealizowane. Zrealizowane zgłoszenie będzie oczekiwać na ocenę przez użytkownika jednostki.
• Jak ocenić obsługę zgłoszenia? Obsługę zgłoszenia może ocenić tylko pracownik jednostki dopiero po jego realizacji. Jeśli pracownik obsługi oznaczy zgłoszenie jako "Zrealizowane" wtedy użytkownik otrzyma unikalny link na adres email, który umożliwia ocenę obsługi. W oknie oceny wybieramy ilość gwiazdek w skali 1-5, gdzie 1 oznacza najgorszą ocenę, a 5 najwyższą. Wraz z oceną przesyłamy uzasadnienie oceny. Obsługę możemy również ocenić po zalogowaniu się do systemu, wybierając zgłoszenie z listy. Od momentu zakończenia zgłoszenia jednostka ma 30 dni na ocenę zgłoszenia.
• Jak skontaktować się z pracownikiem obsługi / jednostki? Po odnalezieniu zgłoszenia na liście wystarczy kliknąć w dowolnym miejscu w wybranym wierszu. W oknie szczegółów zgłoszenia wyświetli się pełna historia zmian dotyczących zgłoszenia wraz z informacją o wszystkich osobach uczestniczących w obsłudze tego zgłoszenia. W tym oknie można napisać dowolną wiadomość do pracownika obsługi/jednostki. Klikając na imię i nazwisko użytkownika można również uzyskać jego adres e-mail oraz telefon. Jeśli na liście nie ma jeszcze przydzielonych użytkowników obsługi lub nie możemy się z nimi skontaktować należy użyć danych kontaktowych zawartych w sekcji „Informacja systemowa: Dane kontaktowe”. Pamiętaj, jeśli kontaktujesz się z pracownikiem poza systemem zgłoszeń musisz posługiwać się numerem zgłoszenia, a w przypadku przesyłania danych osobowych zabezpiecz je w zaszyfrowanym pliku.
• Czy mogę przesyłać dane osobowe za pomocą formularza zgłoszeń? Tak, ale tylko jako załącznik wybierając w formularzu na stronie opcję: "Tak, proszę zaszyfrować pliki". UWAGA: Przesyłanie wrażliwych danych w treści zgłoszenia jest niedozwolone.
• Jak zaszyfrować plik z danymi? Pliki załączane do wiadomości w systemie zgłoszeń są automatycznie szyfrowane po zaznaczeniu opcji "Czy załączniki zawierają wrażliwe informacje np. dane osobowe?" na "Tak, proszę zaszyfrować pliki". Hasło do plików zostanie automatycznie wygenerowane i przesłane odbiorcy na adres e-mail. Tak zaszyfrowany plik może odtworzyć tylko i wyłącznie odbiorca.
• Jak usunąć omyłkowo przesłane zgłoszenie? Użytkownik jak i obsługa zgłoszenia nie mają możliwości usunięcia lub edycji treści zgłoszenia. Jeśli zgłoszenie jest błędne skontaktuj się z obsługą i poproś o odrzucenie zgłoszenia.
• Z jakiego adresu email przychodzą powiadomienia? Wszystkie powiadomienia z systemu wysyłane są z adresu: uslugi.powiadomienia@cum.kielce.eu. Pamiętaj, że adres ten służy jedynie do automatycznych powiadomień i nie przyjmuje żadnych odpowiedzi. Jakakolwiek wiadomość przesłana na ten adres zostanie zwrócona do nadawcy.
• Kto odpowiada za system zgłoszeń? System Rejestracji i Obsługi Zgłoszeń jest narzędziem stworzonym wewnętrznie przez Centrum Usług Miejskich w Kielcach, ul. Strycharska 6, 25-659 Kielce.
• Pomoc zdalna W przypadku problemu z komputerem, który może zostać rozwiązany zdalnie (poza brakiem dostępu do sieci Internet) należy utworzyć zgłoszenie, pobrać i uruchomić poniższy plik, a następnie skontaktować się telefonicznie z Działem IT (tel. 6757) podając numer zgłoszenia w celu otrzymania dalszej pomocy.
  
  UWAGA !!!
  Każdorazowo należy upewnić się, że kontakt telefoniczny z osobą, której udostępniamy zdalną kontrolę nad komputerem, nawiązany jest wyłącznie przy użyciu numerów tel.:
  41 3676757 (wew. 6757 lub 5757),
  41 3676758 (wew. 6758),
  41 3676813 (wew. 6813).
  
  Jeżeli ten warunek nie zostanie spełniony, wówczas nie wolno rozmówcy udostępniać danych dostępowych programu TeamViewer.
  
  Pobierz plik:
  TeamViewerQS.exe

Ostatnia aktualizacja: 13.10.2025

---

Kontakt

• Masz problem lub pytanie? Napisz do nas: uslugi.pomoc@cum.kielce.eu.